Comment gagner du temps en se concentrant dans un environnement de bureau ?

Si vous cherchez à gagner du temps rapidement et facilement, maximiser votre concentration est l'un des moyens les plus efficaces pour y parvenir. C’est tout simple et pourtant c’est extrêmement efficace.

Cela peut vous faire gagner plusieurs heures, semaines et même mois par an. En effet, selon une étude de l'Université de Californie, les interruptions peuvent prendre jusqu'à 23 minutes pour retrouver la concentration initiale. Imaginez le temps gagné par jour si vous limitez ces interruptions.

Si vous pouvez minimiser les interruptions pendant que vous travaillez, vous pourrez économiser beaucoup de temps et être plus productif.

Pourquoi la concentration est un défi de tous les jours

Tout d'abord, il est important de comprendre que notre cerveau est conçu pour traiter une quantité incroyable d'informations chaque seconde. Il est capable de traiter simultanément des informations provenant de nos cinq sens, des pensées internes, des souvenirs, des émotions et des stimuli externes. Cependant, cette capacité de traitement n'est pas illimitée, et notre cerveau doit sélectionner les informations les plus importantes et pertinentes à traiter en priorité.

C'est là que la distraction entre en jeu. Notre cerveau est naturellement attiré par les stimuli nouveaux et inhabituels, ou par les choses qui sont en désaccord avec notre environnement actuel. Cette réponse automatique est due à l'activation de notre système de récompense, qui nous encourage à chercher de nouvelles informations et des expériences. C'est pourquoi, lorsque nous sommes confrontés à une tâche monotone ou ennuyeuse, notre cerveau peut facilement se laisser distraire par quelque chose de plus stimulant ou intéressant.

De plus, notre environnement moderne est rempli de distractions constantes, telles que les notifications de téléphone portable, les publicités, les conversations bruyantes et les mouvements visuels. Ces distractions peuvent surcharger notre cerveau, rendant plus difficile la tâche de rester concentré sur une tâche donnée. Cela est expliqué par la loi de Carlson, décrite dans l'article 6 lois de la productivité à connaitre.

Enfin, il est important de noter que certaines personnes peuvent être plus facilement distraites que d'autres en raison de facteurs génétiques ou environnementaux. Par exemple, des études ont montré que des traits de personnalité tels que l'extraversion et l'hypersensibilité peuvent rendre les gens plus enclins à la distraction.

En résumé, la distraction est une réponse naturelle de notre cerveau à la surcharge d'informations et aux stimuli nouveaux et intéressants. Bien que cela puisse être frustrant lorsqu'il s'agit de rester concentré sur une tâche donnée, il est important de se rappeler que cela ne relève pas entièrement de notre faute. Cependant, il existe des stratégies et des techniques que nous pouvons utiliser pour minimiser les distractions et améliorer notre concentration.

La suppression des notifications est le premier pas

Les notifications sont des interruptions qui peuvent facilement distraire votre attention et vous empêcher de rester concentré sur votre travail. Elles peuvent provenir de différentes sources telles que les e-mails, les messages instantanés (coucou Teams qui clignote toute la journée), les réseaux sociaux (Instagram pour moi…), les applications d’information, etc. Chaque fois que vous recevez une notification, cela va vous distraire de votre tâche en cours et vous amener à perdre votre concentration.

En supprimant toutes les notifications, vous pouvez éviter ces distractions et vous concentrer sur votre travail. Vous pouvez définir des heures spécifiques pour vérifier vos e-mails et vos messages, par exemple toutes les heures ou toutes les deux heures, plutôt que de vérifier constamment votre téléphone ou votre boîte de réception. De cette façon, vous pouvez éviter les distractions inutiles et vous concentrer sur vos tâches importantes.

En outre, en supprimant les notifications, vous pouvez également réduire votre niveau de stress et améliorer votre bien-être général. En effet, les notifications peuvent créer une pression constante pour répondre immédiatement aux demandes et aux messages, ce qui peut être source d'anxiété et de stress. En supprimant ces distractions, vous pouvez vous sentir plus calme et plus concentré sur votre travail, ce qui peut améliorer votre productivité et votre efficacité.

En conclusion, supprimer toutes les notifications sur votre ordinateur et votre téléphone peut vous aider à maximiser votre concentration et à éviter les distractions inutiles. En mettant en place cette astuce simple, vous pouvez améliorer votre productivité, réduire votre stress et améliorer votre bien-être général.

Conseil : supprimer les notifications peut faire peur. Allez-y petit pas par petit pas.

Vous pouvez notamment commencer par supprimer toutes les notifications “non humaines” sur votre téléphone personnel. Ensuite, appliquez un profil de concentration pendant vos heures les plus productives.

Sur votre ordinateur professionnel, enlevez toutes les notifications, testez pendant une semaine et vous verrez les effets immédiatement.

Vous vous aidez de l'article 3 habitudes simples et rapides à prendre pour augmenter votre concentration pour aller plus loin.

Etablissez des règles claires de communication en fonction des contextes

Lorsque nous travaillons dans un environnement de bureau, il peut être difficile de rester concentré sur notre travail sans être interrompu par des collègues ou son équipe. Les interruptions fréquentes peuvent nuire à notre productivité et perturber notre concentration. C'est pourquoi il est important d'établir des limites claires avec nos collègues et notre équipe et de communiquer efficacement notre disponibilité.

L'une des façons les plus simples de signaler aux autres que vous ne voulez pas être dérangé est d'utiliser le statut "ne pas déranger" sur Skype ou toute autre plateforme de messagerie professionnelle que vous utilisez. Cela indique à vos collègues que vous êtes occupé et que vous ne souhaitez pas être interrompu.

Si vous avez un bureau avec une porte, fermer votre porte est également un moyen efficace de signaler que vous ne voulez pas être dérangé. Cela peut être particulièrement utile si vous travaillez sur une tâche importante qui nécessite toute votre attention.

Si vous travaillez dans un environnement de bureau ouvert, utilisez des écouteurs réducteurs de bruit pour vous aider à vous concentrer. Les écouteurs réduisent le bruit ambiant et vous permettent de vous plonger dans votre travail sans être dérangé par les sons de votre environnement.

Cependant, il est important de noter que les interruptions ne sont pas toujours évitables. Des situations d'urgence peuvent survenir, ou un collègue peut avoir besoin de votre aide immédiate. Dans ces cas-là, il peut être utile de discuter avec vos collègues de la meilleure façon de gérer les interruptions afin de minimiser leur impact sur votre travail. Vous pouvez définir officiellement les canaux de communication en fonction du contexte. Par exemple : uniquement le téléphone pour les urgences, Teams pour les questions pour toute l’équipe et les e-mails dans les autres cas.

En résumé, il est important de communiquer efficacement votre disponibilité à vos collègues pour minimiser les interruptions et maximiser votre productivité. Cependant, il est également important de faire preuve de flexibilité et de gérer les interruptions de manière appropriée lorsqu'elles surviennent.

Conclusion

En mettant en place ces astuces simples, vous pouvez maximiser votre concentration et éviter les interruptions inutiles, ce qui vous permettra d'optimiser votre temps et d'être plus productif dans votre travail.

Vous constaterez rapidement les avantages de ces pratiques pour votre bien-être et votre performance professionnelle.