Comment réduire sa charge mentale au travail pour améliorer sa productivité

• Vous sentez-vous souvent débordé et submergé par vos tâches quotidiennes ?

• Vous êtes-vous déjà réveillé à 2h du matin en pensant à un dossier en cours ?

• Avez-vous déjà paniqué en pensant à tout ce qu’il restait à faire alors que la deadline approchait ?

• Avez-vous déjà haussé le ton sur vos collègues en open space parce qu’ils bavardaient trop forts et que cela vous empêchait de travailler ?

Si tel est le cas, vous n'êtes pas seul. Vous êtes en surcharge mentale.

La charge mentale est un problème très fréquent dans l’environnement professionnel.

Dans cet article, nous commencerons par définir la charge mentale avec des exemples concrets puis nous identifierons les solutions qui vous permettront de la réduire pour gagner en productivité et en sérénité au quotidien.

La définition de la charge mentale

La charge mentale peut être définie comme la quantité de travail mental nécessaire pour accomplir une tâche donnée.

Cela peut inclure la concentration, la mémoire, la prise de décision, la planification et la résolution de problèmes.

La charge mentale peut être de deux types : la charge mentale intrinsèque et la charge mentale extrinsèque. La charge mentale intrinsèque est liée à la complexité de la tâche elle-même, tandis que la charge mentale extrinsèque est causée par des facteurs externes tels que le bruit, la fatigue ou les interruptions.

La charge mentale n’est pas un mal en soit. Une étude de l’Université de Californie « The Cost of Interrupted Work More Speed and Stress » a même prouvé que les interruptions permettaient d’augmenter la vitesse d’exécution d’une tâche.

En revanche, lorsqu’il y a une accumulation et une surcharge mentale, cela entraine par la suite des conséquences négatives, telles que le stress, la fatigue, la baisse de motivation et la diminution de la qualité du travail.

Les causes de la charge mentale

La charge mentale peut être causée par des facteurs internes tels que la procrastination, le manque de motivation ou la mauvaise gestion du temps.

Elle peut également être causée par des facteurs externes tels que les interruptions, le bruit et la surcharge d'informations.

Voici quelques exemples augmentant le niveau de charge mentale :

1. Essayer de faire plusieurs tâches en même temps. Par exemple, participer à une réunion tout en répondant à ses e-mails.

2. Prendre des décisions difficiles. Par exemple, un manager qui doit réduire les coûts dans son équipe.

3. Avoir des deadlines serrées pour les projets.

4. Travailler dans un environnement bruyant. Par exemple, travailler dans un open space, entendre son téléphone sonner, avoir des notifications de téléphone.

5. Traiter une grande quantité d'informations. Par exemple, recevoir des e-mails en continu tout au long de la journée.

Pour réduire votre charge mentale, il faut identifier les causes de votre charge mentale.

Lorsque vous êtes sous l’eau et dépassé par cette charge mentale, prendre du recul semble impossible. Pourtant, appuyer sur pause et faire cet exercice est nécessaire pour avancer et vous en sortir.

Par exemple, vous pouvez commencer par écrire chaque jour les moments où vous vous sentez le plus débordé et les facteurs qui y contribuent.

Comment réduire sa charge mentale

• Tout écrire

Une façon de réduire cette charge mentale est de TOUT noter.

Notre cerveau est comme une rame d’ordinateur : il peut rapidement se saturer lorsque nous avons trop d'informations à gérer. De plus, il n'est pas conçu pour stocker de grandes quantités d'informations à long terme.

Demander à votre cerveau de retenir toutes les tâches en cours, celles à venir, les dates limites des projets et les mots de passe de vos outils peut générer une charge mentale importante.

En écrivant tout ce qui nous avons en tête, toutes les tâches à faire sur nos to do volantes et provenant de nos boites de réception, nous pouvons nous libérer immédiatement d'une grande quantité de stress et de pression.

Cela constitue la première étape d’une to-do efficace. Découvrez les autres étapes dans l’article suivant : La to-do list, un outil essentiel pour gérer son temps

• Finir ce que vous commencez

L'effet Zeigarnik, théorisée par la psychologue russe Bluma Zeigarnik dans les années 1920, décrit notre tendance à se souvenir plus facilement des tâches inachevées.

En effet, laisser des tâches inachevées crée des boucles ouvertes dans notre esprit.

Si nous commençons à écrire un e-mail et qu’un collègue vient nous parler, notre esprit va continuer à penser à cet e-mail en cours.

Ces boucles ont besoin d'être fermées pour que nous puissions nous concentrer sur d'autres tâches. Si nous laissons trop de boucles ouvertes, cela peut nous rendre anxieux et stressés et donc nous surcharger mentalement.

Pour réduire cette charge mentale, prenons l’habitude de finir ce que nous commençons. Votre esprit sera plus léger et il vous remerciera

• Réduire les distractions

En évitant les distractions et les interruptions, vous allez vous créer un environnement plus propice à la concentration.

Cela peut inclure la désactivation des notifications de messagerie et la mise en place d'une routine de travail qui nous permet de nous concentrer pleinement sur notre tâche.

En mettant en place une routine de travail qui maximise notre temps de travail productif, nous pouvons nous concentrer pleinement sur nos tâches et réduire notre charge mentale.

Si vous travaillez dans un environnement de bureau bruyant, cela avait fait l’objet d‘un article dédié : Comment gagner du temps en se concentrant dans un environnement de bureau ?

• Faire des exercices de respiration ou de la méditation

Prendre le temps de se détendre et de se recentrer permet de réduire la charge mentale.

La méditation et la relaxation sont d'excellentes méthodes pour y parvenir, que ce soit à travers des séances de yoga ou de méditation.

Cependant, même si vous êtes pressé ou sceptique, quelques minutes d'exercices de respiration peuvent vous faire du bien. Vous pouvez le faire rapidement le soir avant de dormir ou même pendant une pause toilette en milieu de journée. Des applications de cohérence cardiaque sont disponibles pour vous permettre de vous concentrer sur votre respiration pendant 2 à 5 minutes et vous aider à vous détendre et vous recentrer.

Vous pouvez inclure cet exercice dans vos pauses quotidiennes : Le secret de l'efficacité : la pause régénératrice !

Prenez le temps de respirer, particulièrement lorsque vous êtes surchargé.

Conclusion

La charge mentale peut être un obstacle majeur dans votre vie professionnelle et cela va impacter votre vie personnelle.

Cependant, en comprenant les causes de la charge mentale et en utilisant les solutions adaptées, vous pouvez réduire votre charge mentale, améliorer votre productivité et gagner en sérénité.

N'hésitez pas à expérimenter différentes techniques pour trouver celles qui fonctionnent le mieux pour vous.